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臺大醫學院圖書館參訪紀錄
時間:110年1月25日(一)上午9:00-11:00
地點:國立臺灣大學醫學院圖書館
參與人員:黃貞燕館長、吳雅慧、彭家蕙、陳宜慧、林彥均、王彥翔、吳采致、黃若瑜、彭君寧、鄭素琴,共10人
記錄:陳宜慧、林彥均、王彥翔
臺大醫圖導覽人員:應家琪秘書及醫圖同仁
臺大醫圖交流座談參與人員:梁君卿主任、應家琪秘書、謝其男股長、張稜雪專員
參訪紀要:
一、圖書館導覽
1.空間改造受到多位台大醫院及醫學院院長、長官們的支持,特別是前任醫院院長何弘能院長,在任期內大力支持圖書館改造工程,讓醫圖主任及同仁們非常感謝。
2.改造的初衷~把精華留給讀者
一期工程,將一樓技術組及主任辦公室改為L&B Café (Library & Book Café),完成後創造了院內可接待訪客、來賓的地方,之前不常來此的院內工作人員,也會造訪。二期工程,將二樓佔地最多的過期期刊,僅保留其中的1/5,4/5轉為電子期刊。三期工程,預計改造3-4樓為安靜區及寂靜區,正在進行中。
3.醫圖空間改造意圖與重點:
(1)成為腦力激盪場所、臺大醫院與臺大醫學院的書房。
(2)釋出館員工作空間給使用者。
(3)聲音分級分層。
(4)多功能的彈性空間。
4.改造後空間介紹:
〈一樓〉
(1)入口外設有捐款芳名樹牆,以葉子大小區別捐款金額。
(2)未達門禁管制處設有紀念品販賣處、影印室與餐廳。至多能容納80人左右的餐廳能做為接待外賓、研討的場域,也能吸引人流。
(3)門禁後方為服務櫃台,未來規劃合併參考與流通服務於此處。
(4)樓梯附近的空間規劃為新書展示牆,以簡單的木製層架
〈二樓〉
(1)空間配置包括學習共享空間(含陽光角落)、影音欣賞室/樂活室、討論室、簡報練習室、數位教學室、會議室、資訊E檢區、創客學習區、裝訂期刊區。門口樓梯旁另有醫聊區(詳如下圖)。各區使用以空間管理系統控管。
(2)學習共享空間
●閒置空間改成沙發區,並設有10萬流明的投影設備;傢俱功能多元沒有框架限制,可作為錄影、致詞、討論、工作坊等場地,館方也樂意配合借用與移動桌椅。
●右側靠窗的一大區為長條木作流線形坐椅,間隔放置了跳色的椅墊及靠墊,完成後,院內申請過辦理高中資優生座談、新聞媒體訪問院內教授、品管中心工作坊,COVID-19無法親臨研討會,也選這裡錄影致詞,是一處明亮開闊的空間。
●中間最廣大的區域,為可自由移動組合的閱讀桌椅,也可自由討論,稱作協作區。
(3)樂活室
●讓師生放鬆的空間,配有環控系統,並備有遊戲機;舒適的沙發座椅與沉穩的整體配色,亦可作為可做諮商空間。
●樂活室有Switch設備,有投影螢幕,希望可為壓力大的學生設置一處能獲得身心靈平衡的空間,館方提到也有諮商老師與同學看完影片後,進行心理諮商。
(4)影音欣賞室
館方會定期換洗沙發以維持環境衛生;使用上不會特別叫醒睡著的使用者,除非延宕到下一位預約者。
(5)討論室
●內備有大螢幕與長型會議桌。霧化裝飾的玻璃門中間留有一條不明顯的視窗,可以由外部觀察討論室內的狀況。
●討論室的玻璃牆面及門,貼有數字圖案的輸出,室內開燈時,門上有可透視進去的一條區塊,兼收管理之效但卻不明顯。
(6)簡報練習室
備有攝影錄幕、攝影燈、環形燈、觸控式電子白板,使用者可至櫃台借用麥克風;內有簡單易懂的教學說明,使用者也可以自行掃描QR碼學習操作。
(7)數位教學室
可做為圖書館進行教育訓練的場所。
〈三樓〉
(1)維持原本開架圖書室功能,但將改採北歐風設計,靠窗會有吧檯座椅和流線型討論桌。
〈四樓〉(尚未動工)
(1)閉架圖書室將會改成有lounge感、書房感的沉思空間。
(2)研究小間:讀者透過空間管理系統借用。未來會由18間增加為24間,內部陳設將有120公分長桌與書櫃,並改為透明門。
(3)推廣辦公室與多媒體中心將改為全天自習室。
〈洗手間與樓梯〉
(1)文旅風格的設計,各項設備使用方法皆有拍攝影片做宣導;尊重性別差異,有哺乳室。
(2)樓梯會配合下一期工程做改造以符合整體氛圍與空間設計。
二、交流分享
(一)梁主任分享:
1.醫圖的位置在醫院及醫學院中間,恰巧可做為心情轉換時的地方,希望未來不只提供資訊服務,也會因使用模式的不同,而可以釋出更多空間給讀者。因此目標精準並跳脫模式,從投入到產出,不是只有眼前所看到的。因此,語言、溝通、群組、討論。
2.醫圖空間改造小組由7人組成。
3.醫圖基本資料:空間1,600坪;23萬冊書;人員23人;師生4,000多人
(二)Q&A
Q1:請教醫圖空間改造的整個作業期程包括哪些流程或階段?各階段的工作中各有哪些細節或事項需要特別注意?
A:(1)空間改造前置作業期:
2015,開始想做空間改造。
2016,醫起畫藍圖,蒐集學生的期許及需求,找學生代表。
2017,提計畫,ppt 報告,前置規畫時,花錢(十萬以內)請人做電腦意象圖,提供未來及想像的空間,是為了說服醫學院,但之後不一定要照意象圖做。
(3)醫圖空間改造工程總經費計8千多萬元,經費來源除了醫院、醫學院按比例分擔外,並向校友老師募款。
(4)施工前注意事項:
a.評估多少館藏要淘汰或改採購資料庫?保留的館藏要先暫放何方?是否開放調閱?如果影響讀者權益,是否提供補償措施,如提供免費文獻傳遞服務以減少抱怨、延長借期搭配召回機制減少館藏回館的機會。
b.事先要有全盤的構想與相關配套措施。以會議室為例,要考量空間使用規範,系統/設備/配線/裝修廠商的進場與協調,系統可客製化的程度,廠商好不好溝通,設備控制介面是否直觀、可配合讀者習慣。
c.要注意介面問題(如資訊系統與現場工程是不同的廠商)。
d.開會有白紙黑字書面為之,後續才不會有推諉問題。
e.每週開施工協調會議;發生問題時依實際問題修改設計。
Q2:請問醫圖是如何研擬出具體的圖書館需求,可否給我們一些建議?有具體的圖書館需求書(規劃書)可提供參考嗎? 或是需求書的架構?
A:(1)可運用共同編修方式,並設定本校師生為服務對象,空間留給學生。因此,比如說閱報,其實多為校外。醫圖的空間改造規劃書基本上是由圖書館、工務室及建築師共同完成的。
(2)建築師需求訪談 → 提供不只一種版本 → 機電、水電、空調 → 審圖(工務室/營繕),非常仔細的檢查是否照圖,例如插頭有幾個都要數都要確認 → 施工進度/修改,每週開協調會。
(3)溝通時說服的基礎非常重要,館員可先利用雲端平台集思廣益,再委託設計公司根據圖書館的構想與需求製作設計圖、模擬圖;與使用者做溝通時,將設計圖、模擬圖、圖書館的理想與現實、如何改善問題、需要的預算等放入簡報。
Q3:請問要如何和建築師討論館方的需求,才能設計出讓雙方都滿意的使用空間?
A:(1)好溝通的建築師,才不會失去主導性。好溝通的建築師比好的設計更重要。建築師事務所背後的團隊要強,需求調整與設計變更才能更省時間。比如,第2期的建築師團隊也可以做電腦視覺設計。(醫圖第3期的建築師就無法提供)。
(2)評選與口碑都要兼顧,可先打聽口碑。
(3)與建築師溝通流程:
a.進行需求訪談,將需求書轉為設計圖並多做幾個版本。
b.基礎設計約2-3次,再進到細部設計如色彩、機電、水電、空調等。
c.借助營繕專業來看圖,並審視是否有將需求放入。
d.館方要最清楚自己的需求,並透過館員居中協調。
e.監造靠建築師,公關靠圖書館。
Q4:請問貴館的空間改造計畫在進行哪個階段時,有蒐集老師、學生對空間改造的想法和意見?請問蒐集意見的方式,例如:開會、做問卷調查……。
A:(1)動工兩年前已先做初步問卷調查。
(2)和學生開會了解需求,也在主管會報上提出構想,取得不同角度的回饋。
Q5:請問一套iService系統需要多少錢?這套系統是建築師找的,還是館方自己設計的?建置費用是包含在工程款裡嗎?
A:(1)施工期間,會有不同工程的進行,水電/資訊,需事先討論,否則會互推,且務必白紙黑字書面為之做確認。
(2)空間規畫一開始,系統(比如,影音、資訊)就須一併進來,因為系統的各項配置需求與裝修、水電是有關的。
(3)溝通的拉距時,館員是學校與廠商間的橋樑,訊息夠、溝通夠,系統的功能介面才能符合需求。
(4)空間管理系統本來是想找圖書館總館的空間管理廠商設計,但對該廠商的設計沒信心。很多知名的廠商,如艾迪訊、凌網等公司的系統又是套裝的,無法客製,故另找寬澋科技公司設計。這套iService系統要價240萬元。
Q6:請問在空間改造過程中,原裝訂期刊搬移「他處」暫存,這個「他處」是指外面的租用倉庫嗎?(因為看照片,裝訂期刊上了貨車,不會是放在圖書館某處)https://ntumedlib.blogspot.com/2019/07/blog-post.html
A:我們未租用倉庫來存放裝訂期刊,因為租用倉庫多為短期使用,且按存放天數與數量來計費,並不划算,所以商請陳光華館長幫忙協調,將這批期刊暫存在徐州路上的台大社科院。
Q7:既有的裝訂期刊館藏無法閱覽,讀者必須自行付費,透過文獻傳遞服務取得全文,請問曾有讀者反彈嗎?若有反彈的話,圖書館如何因應?
A:我們「免費」提供文獻傳遞服務,但目前未有讀者濫用,也未見讀者反彈裝訂期刊無法閱覽。我們花費1,000多萬購買Archive版電子期刊,再來本院師生與醫生偏好使用電子期刊,所以裝訂期刊便可淘汰,且期刊沒有列財產,淘汰速度會更快。
上圖: 「陽光角落」
上圖: 學習分享區
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