執行成果
辧理「日本關西地區大學」參訪
{{ $t('FEZ002') }}圖書館|
計畫名稱：D0825-17 藝術資料數位化建置與人才培育計畫【圖書館】
計畫分項：數位典藏人才培育
具體措施： 辧理「日本關西地區大學」參訪
執行單位：圖書館
參訪人員 : 黃貞燕館長、吳雅慧組長、吳采致組員及彭君寧專員共四名
時間：108年9月3日至9月8日
地點：日本立命館大學藝術研究中心(ARC)、京都大學圖書館／文書館／廣報課、大阪大學圖書館／檔案館
成果：
一、立命館大學 藝術研究中心
(一) 簡介
Art Research Center（以下簡稱ARC）成立於1998年，此中心建立了代表日本文化藝術的浮世繪、歌舞伎等電子資料庫，累積許多文物的數位化技術與電子資料庫的典藏、管理方法。
立命館大學藝術研究中心
三樓研究室為各計畫案的房間，由計畫案的老師與相關學生、助理等共同使用。其中七號研究室是文物修復的空間，ARC收藏的資料大部分還是十九世紀之前，很多會損壞、破碎，收入後，會先在此修復。
修復室的工作情況
一樓空間有準備室、資料保管庫與閱覽室。準備室是文物在進入典藏庫前的處理空間，在三樓修復後的文物接著便會到準備室，進行數位化步驟。ARC發展出一套可攜帶的、可DIY的簡易數位化設備，主要設備包含相機、翻拍架、燈光、玻璃片、登山繩等，所需經費與成本並不高，效率很好。數位化之後的檔案，還需再檢視一次。
利用簡易的數位工具將修復好的文物數位化
資料保管庫便是文物收藏的庫房，溫濕度皆有控制，可依收藏庫的文物種類調整。閱覽室除了閱覽用的桌子外，並設置玻璃展櫃，可作為展覽室。
二樓為出入口所在之處，包含了辦公室、多功能房間、錄音室與檔案室。檔案室是文物進入ARC後，要數位化公開的最後步驟，檔案室裡有眾多電腦與伺服器，文物數位化後的影像會傳送至此處，進行登錄、填寫詮釋資料等，最後上傳至資料庫。
將數位後的檔案進行登錄及銓釋
旁邊的錄音室除了可掌控多功能房間的音效與播放，也是ARC處理影音資料的地方，將錄影帶、八厘米膠卷等文物重新數位化。
多功能房為檜木地板，平常鋪設地毯，可作為講座、工作坊的場地，撤掉地毯後便是表演場地。上方有架設燈光與攝影機的軌道。
整理錄音資料的錄音室
(二)數位化與資料庫
文物登錄與取名原則
以浮世繪舉例，一張畫即為一筆資料，若是書籍則以一本書為單位進行登錄。取名以圖像中出現的文字為主，或是演員的名字等能夠判斷出來的資訊。
資料庫的連結與功能
ARC資料庫將同一類型、來自不同單位的資料整合起來，提供給大家綜合檢索。例如浮世繪的資料庫可同時將不同單位、但主題有關連的畫作並列，在使用上更方便。
下方畫面中的作品，可看到最左方的作品與其他兩張顏色有些差距，因為這是不同單位的典藏品。但借由ARC的系統，可將關連的畫作擺放在一起比較與閱覽。
ARC的資料庫種類繁多，因此他們也設計主題更明確的資料庫，浮世繪中除了可以用收藏機構來篩選分類，更直接選出如死繪（追悼肖像畫）、酒吞童子等完全不同方向的小型資料庫。這種分類方式多跟研究計畫有關，在研究時能更具焦於特定主題，同時也是另一種觀看與了解浮世繪的路徑。
網址：https://www.arc.ritsumei.ac.jp/lib/vm/digitalukiyoemuseum/
不同單位的典藏品可在ARC系統中並陳比較
研究合作與著作權
ARC的資料庫結合了各方的資料，因此如何合作與進行研究，以及資料的著作權的問題，也是需要面對的問題。
基於資源共享的理念，ARC有提供外部機構透過系統公開資料，如松竹大谷圖書館有許多戲劇、電影領域的圖書，但經費沒有餘裕建資料庫，便跟ARC合作，松竹大谷網站上的連結，會直接進入ARC的資料庫，也能連帶看到其他與ARC合作的單位的資料庫，將連結持續延伸下去。
各機構基於不同原因，有不同的授權方式，ARC雖然整合各方的資料，但授權完全尊重各個單位的規範。資料庫上有時會出現無法閱覽圖片的狀況，有部分便是基於原機構的規定。
除了資料收藏的授權規範，建立資料庫的研究者也有相關的授權限制與著作權規定。ARC的資料庫有許多都是基於研究目的而建立，可從資料庫中一窺研究者的立場與觀點，而這些資料也都是研究者辛苦收集而來。因此有些資料庫會註明研究者的名字，並由ARC規範使用的權限（通常只要註明資料庫名字即可）
ARC系統上的資料可接受不同的授權方式，有些資料没有出現圖片，便是依據原收藏機構的規定
二、京都大學 圖書館
京都大學為日本第二學府，成立約122年，以理工科表現比較知名，館藏約有7,093,273冊。
京都大學圖書館外觀
（一）預算與編制
總圖全職員工有22個人，其他各學院圖書室則有52個人，等於一個圖書室就有一個全職圖書館員。
基本的人事及經營費用（含總圖與圖書室)，大學都會編列固定的預算，但是想推動一些特殊計畫時，如公開學生論文等等，就其實要另外爭取預算。
整個圖書館機構分配預算的方式，和個別圖書館都有所不同。另外也有一些是國家在推的計畫，把預算分配給圖書館執行，如Learning Commons（學習分享室），就是這幾年利用教育部推動政策，從中取得補助或支援工作。
京都大學圖書館學習分享室
（二）Open Access與「KURENAI」登錄
京大研究資訊庫「KURENAI」就是Open Access的工作，老師在系統登錄之後，可以把他在其他地方發表的論文，自動轉移到這個系統，登錄的件數也是圖書館績效評估的依據。
另外因為有一個六年計畫，將學校出版品、論文及重要圖書數位化，推廣到世界各地，所以除了將作者的名字翻成英文，讓大家可以查詢，還要思考要跟什麼地方去串連？怎麼把資料彙整、連結？比較接近一種「Data Curator」（資料策展者）的概念。
京都大學圖書館視聽室：視聽資料僅限館內使用
（三）在日本，電子書無法取代實體書
當碰到收藏空間不足的問題，或考量電子書流通的便利性，很多人覺得電子化是很好的解決之道，在美國或許如此，但日本的情形不太一樣，這點跟日本出版業有關。以大學為例，大學生需要的教科書，出版社不太喜歡出電子書，因為一出電子書就比較沒有市場了，而出版業如果不推動電子書，其實也沒有什麼書可以採購。
針對此點，現在也在考慮是不是幾個大學分享共用書庫，說不定是比較好的解決辦法。
京都大學圖書館新書展示
三、大阪大學 圖書館
大阪大學學術排名日本第4，校齡約180年，日本第一個諾貝爾獎為阪大校友所獲。館藏約有3,885,000冊。
大阪大學圖書館外觀
（一）編制與分工
所有圖書進到大學，是先透過總合圖書館做編目，其他學院的圖書館都只有閱覽的服務，像吹田、箕面校區的圖書館都各有一個管理利用服務，但是採錄編目工作就只有在總合圖書館，而其他分館都各有一個課長和輔佐（類似本館的閱典組）。
參觀大阪大學圖書館書庫
（二）電子資源的採購
主要透過委員會諮詢來確認需要購買的電子資源，而各個學院，也會提出建議採購的清單。電子資源並沒有那麼大量採購，如果是有電子跟紙本，都會各保留一本。在日本，電子書比紙本書貴很多，所以在預算上沒有辦法大量採購。如果是舊的紙本雜誌絕對不丟，但是如果是新的雜誌有電子版，會考慮購買電子版而不買紙本。
大阪大學圖書館製作的各式資源使用指引
（三）空間不足的因應方式
會優先丟棄重複的紙本書。至於將不是正式的出版品（如調查報告）數位化，以提供電子檔的方式開放閱覽，實體紙本收入非開放書庫，這種做法聽起來很好，只不過目前沒有人力執行。
大阪大學圖書館的自動化書庫書車
（四）關於文庫（贈書）的處理
有一個捐贈圖書的收受基準，但是關於文庫是沒有訂在基準裡，如果是捐贈者有這樣的期望，要成立專區不要打散，他們會再去評估考慮重要性，以個案的方式做成決定。
都是放在同區域管理，大概有十六個。很多文庫的內容是會電子數位化，在網路上公開，除了研究者的需求，會讓他們看原件以外，基本上都是利用數位文件，以保護書籍本身。
文庫收藏裡有個「大型collection」，是特別跟文務科學省申請預算，有主題性的購入資料，雖說是強調全國共同利用的目的，但在管理上，和一般圖書並沒有什麼不同，只是會做更多的宣傳。（註：近似臺灣科技部補助計畫）
大阪大學圖書館導覽人員解說自動化書庫如何運作
四、京都大學 廣報課
「探検！京都大学」網站於2015年公開，由京都大學總務處廣報課負責營運，相較於正式的京都大學官方網站，此網站運用設計與圖像、動態影像等更活潑的方式來介紹京都大學。
網站架構上，除介紹此網站的主旨頁面，主要內容分為京大老師圖鑑、諾貝爾得獎者的訊息、京大的發明等。
老師圖鑑要是把老師的資訊轉成大家熟悉的、活潑的圖鑑，呈現老師的研究內容、一天行動、經歷、喜好、個性等。諾貝爾得獎者的訊息，是去訪問那些得獎老師，主要是希望他們給未來年輕人多一點的鼓勵。京大的發明是學校老師的成果，包含已研發的發明，還有新發明的運用與成果，或是未來可以期待的成果。
網站一年更新兩次，夏天是基本資料的更新，年底則是追加所有內容。廣報課會有學校的基本資料，例如每一年都要製作的京都大學概要，類似年報一樣，講述京大的組織、人數、歷史沿革等。但這些內容都是十分簡單、基本的資料，如果要更進一步、深入的內容，則必須去看圖書館、文書館或各個學院。可以說廣報課跟京大的教育支援相關組織皆有基本的聯繫，負責選出適合一般人或國、高中生閱讀的資訊，進而達到宣傳的目的。
五、京都大學 文書館
成立於2000年11月，屬於京都大學的教育研究設施。主要保存與管理學校的歷史公文書、出版刊物，以及校友或老師寄贈的手稿、相片等，這些資料會於文書館整理、篩選後公開，被運用於研究、教育、展示等面向。
（一）資料入藏與管理
文書館最核心的工作是把大學裡的公文、資料篩選後，將需要保留下來的留存並利用。這些公文、資料依據它的重要性有分保管期限，等過了保存期限後，就會被送到文書館來篩選。
文書館為地下一層、地上三層的建築物，包含辦公空間、閱覽室、書庫等，其中書庫有三十幾個，都作為存放資料之用。
整個公文資料進入文書館的流程，從七月開始。在七月至九月的學期中，各學院會把各式主題的資料送來，若以A4大小的資料夾裝滿為一冊，每年大概都會有一萬三至一萬四千冊的資料來到文書館。接著，各單位將資料送來的時候，會提供清單，但清單跟資料經常會對照不起來，因此需要先全部看過一次，確保清單的正確性，這是資料進入文書館的第一個工作，而這過程至少要三個月。
第二項工作便是決定什麼資料要被留下，文書館的四位老師用歷史的角度一頁頁判讀、挑選，文書館認為這件事情不能讓原先各單位整理資料的人負責，會影響判斷，必須是第三者，也就是文書館來處理。挑選的基準基本上日常的、規律性的工作資料都會被丟掉，如核銷、收據、出差等，每年的資料約有八成會被丟掉。
留下的資料依類別，分別收到不同的書庫管理，要丟的資料會再找專門的公司處理。這一切做完，時間也已來到五月，而下一批資料又會在七月的時候進來文書館。
公文書類大多都以資料夾的形式保管，其他像是校友、老師等個人捐贈的資料就比較多種類，是採取一件文物一個信封的形式收藏。將文物的相關資訊都寫在信封上，清晰也便於管理。再將各信封收納於中性盒中，以主題來分類收藏，例如京大老師捐贈、或跟學生宿舍相關等主題。
上圖: 京都大學文書館檔案庫
上圖: 京都大學文書館館長西山老師親自解說，圖中各檔案夾再放入一個前開式的無酸中性盒，方便拿取
（二）數位化與資料公開
資料在收集整理之後，下一個步驟是將其公開。由於大部份資料都有些歷史，不好翻閱，且為了避免資料再受到傷害，因此文書館會選擇一些重要的、可能會被經常閱讀的資料來數位化。他們使用微縮膠片作為數位化保存的手段。
文書館說明，若是作成數位檔案照片，其實很容易損毀，評估過後決定使用微縮膠片。其體積不大，保存好的話期限可以超過100年，長期資料保管的話就必須考量這些因素。
資料數位化後便可透過網路迅速發散、傳播，文書館也會以這種觀點選擇資料，於網路上公開。另外，檔案可再製成紙本，供大家閱覽。紙本以資料夾的形式提供，方便抽換內容，一是若有紙張損壞可即時處理；二是有隱私權的限制，關於人名與身份訊息等內容，在公開年限之前皆需遮住，年限到了則會換成公開的內容。
網路上的公開，則搜尋文書館的檢索系統。內容包含公文書、寄贈資料、出版品、圖書與照片等。其中出版品與圖書並沒有數位檔案數位化，只是供人搜尋，可至文書館瀏覽實體書籍。出版品是校內各單位的出版品；圖書則是捐贈的、與京大歷史相關的書籍，如回憶錄，也有文書館老師在做研究時利用到的參考書籍。
與京都大學文書館同仁座談
（三）展覽教育活動
文書館一年編纂兩份《京都大學大學文書館訊息》，分享文書館的研究動態、近期收了什麼資料等；也出版京都大學歷史、教育史等領域的研究書籍。由於需要整理的資料數量非常龐大，人手不足的狀況下，要進行深入的研究活動十分困難，也沒有辦法主動去收集覺得重要的資料。目前最固定進行的資料運用與推廣活動，便是位於時計館的常設展與企劃展。
常設展的主題為「京都大學的歷史」，由西山老師策劃，運用照片、影像、公文書、模型等，說明京都大學的發展歷史、學生生活等內容。此期的企劃展主題是「在此地一百三十年－吉田校地成立史」，從土地風貌為出發點，藉由出土資料與相片回顧京都大學這片土地的改變。
上圖：京都大學校史展覽館
上圖：京都大學校史展覽館中的學校模型
六、大阪大學 檔案室
於2012年10月設立，前身是文書館設置準備室，後來改組為檔案室。檔案室隸屬於大阪大學的社學共創本部組織底下（社為社會、學為大學），與21世紀懷德堂、綜合學術博物館、適塾紀念中心為同一組織。
社學共創本部希望建立不受傳統企業與學術合作模式框架約束的合作組織，將學校的資料、學術資源等與市民、企業、國內外各機關共同創新合作，開展新的產學合作機會。檔案室的職責是希望將學校的資源以新的角度來詮釋，建立研究檔案並將研究成果公開給大眾。
檔案室位於大阪大學箕面學區的管理棟三樓，有小型的辦公室、作業空間與閱覽室，書庫則位於該棟一樓。其他空間另有單位使用。整體空間約有240坪。
（一）資料整理與公開閱覽
檔案室在社學共創本部的架構下，雖然有研究的責任，但由於這個組織平時的合作較為鬆散，因此仍以各自的業務為主，檔案室便是以整理資料為業務中心。
檔案室主要收藏公文書，以及各種學校出版品，如學校簡介、活動介紹等，目前數量約有五萬件。若是學校出版研究紀要等較為學術性的刊物，則由圖書館負責收藏。大部分資料室校內單位的移轉，還有一些個人或團體會來捐贈資料，一年大約收到一萬多件資料。除了校史資料之外，還有一些市誌、校史、社史等，不見得跟大阪大學相關，但是是研究用的參考資料，看需求收藏。
資料的篩選與整理由菅老師負責，菅老師制定出十分嚴謹的管理規程與文物分類規範，因此可判斷哪些資料要留、要有何種形式保存、有需要保留多久等問題。之後工讀生協助登錄，做好目錄於網路上公開。目錄有公文書、校內刊物、寄贈的個人或團體資料三個分類，其中公文書又以年代細分，校內刊物還有行政處室、教學單位、圖書館等細項。
整理好的資料以資料夾與書冊形式置於各書庫的架櫃上，若是形狀比較特別的資料、或是本身較為脆弱不適合直立擺放，則放置於中性箱中。
上圖：大阪大學檔案室書庫
大阪大學檔案室負責教授菅老師親自解說檔案的典藏方法
（二）大學歷史教育
檔案室以整理資料為業務核心，一年出版兩次《大阪大學檔案室通訊》，分享檔案室的動態、近期收了什麼資料等，另一個重要職責是「大阪大學的歷史」這門課程的內容。此課程從2003、2004年左右開始，性質比較接近臺灣的大學通識教育。出現的原因跟日本開始對大學歷史越來越重視有關聯。
在1993年前後，日本的大學體系發生很大的變化，其中教養部消失了。以前日本大學的基礎課程都在教養部，不論哪個系所都可以選擇與學習，改制後，基礎課程與老師便回歸各學院系所。但直至現在，學校依然希望學生能夠進行更廣泛的思考，想想大學能夠提供自身什麼，因此特別設置「大學的歷史」這門課程，大學的歷史也在日本各大學中成為必須被重視的領域。
日本有一個組織名為「全國大學史史料協議會」，主要都是做大學史研究、或大學史料編撰的老師，大家共同促進日本的大學歷史的研究與課程，大阪大學也在其中。菅老師認為無法靠單獨一個學校推動，還是要大家一起努力。
心得與建議
綜合以上日本本立命館大學藝術研究中心（Art Research Center, 簡稱ARC）、日本京都大學圖書館、廣報課及文書館、日本大阪大學圖書館及檔案室的參訪，我們初步整理出以下心得與建議：
一、本校可研議與日本立命館藝術資料中心(ARC)研究合作
ARC中心將日本各式人文及藝術資源加以集結，其規模在日本可謂首居一指，發散出的效果也非常可觀。該中心收納全球研究成果，對於資料搜集不遺餘力，並且致力後續的共享與開放。本校雖然尚無法在短期之內，成立類似的研究中心，但可以採取加入該中心研究，以合作計畫方式進行。ARC每年都有數十件國內外研究者或研究機構向ARC提出專案計畫申請，研究主題不設限，通過後可獲得一定的資金支援，透過如此的計畫，可以將資料集結入其資料庫，也同時使用更多相關資源。
本校和學院內也收有許多研究成果，例如戲劇系針對東亞戲劇主題，已有相當的研究資源收藏，可藉此與ARC洽談合作方案，讓本校相關的研究資源透過其資料庫系統散播、提供利用以及全球共同研討，以提升本校之研究聲譽。
二、完善的學校資產知識資產管理與運用模式足以借鏡
本次參訪的京都大學及大阪大學，對於學校產出的各式學術資產整理與推廣皆不遺餘力。以京都大學為例，以下列多面向達成，十分可以做為本校參考：
- 圖書館建置「KURENAI」系統：收錄學校出版品、教師著作、學位論文、研究報告及期刊論文等學術產出集結，並提供瀏覽與查檢功能，同時串接日本的國立情報學研究所，再進一步串接至世界相關的資源平台，達到學術成果散佈全球化效果。
- 成立京都大學文書館及展覽室：制定完善的收藏辦法與流程、專家參與，並設有專室展覽，發揮大學檔案功能。
- 架設「探險！京都大學」網站：以中學生為對象，活潑方式宣傳大學，建立鮮明形象。
- 發行京都大學廣報誌<<紅萌>>：設計吸睛的紙本文宣，以社會大眾為閱讀取向，定期宣傳大學研究成果及發展動態。此項類似本校的<<關渡通訊>>，然而<<關渡通訊>>是較偏向訊息類的文宣，若能再加入研究發展或展演成果，在強化學術及藝術教育宣傳力道上，會更加強勁。
- 開設「京都大學的歷史」通識課程：過去日本大學生入學時，不立即分科系，得有一年的時間了解大學的各學門，以選擇適合自己的科系。現今雖已取消此學制，但以開設大學歷史通識課程方式，讓學生了解大學，藉以協助未來的學習取向的決定。
三、電子資源難以大幅度取代實體資源
電子資源的蓬勃發展，以及空間的日益不足，促使本館思考以電子資源取代實體資源的可行性。但在本次的參訪中，無論京都大學或大阪大學，都以其親身經驗建議：電子資源無法大規模取代實體資源。在日本，一來有電子書出版受限的因素，二來是人文領域的研究，仍以紙本為慣用的形式。此外，在諸如美國的出版商協會2019年報告等研究中也提出：電子書的銷售額不到實體書的10%，人們仍偏好使用實體書。因此，本館仍需在空間調整及實體書採購上，加諸較多的心力，電子書仍以輔助角色提供館藏服務。
四、空間因素，實體文庫發展不再為主流
日本圖書館在過去數十年，因應許多珍貴大宗捐贈或圖書館善本收藏，大多有成立「文庫」的經驗，不僅在實體空間上會自成一區，同時會進行專案形式數位化，例如京都大學收受的二千餘冊研究韓國文學與歷史的珍貴史料，因此成立的<<河合文庫>>。但礙於空間因素，現今也不再發展文庫了。本校在過去也如同日本圖書館，有建置捐贈專區的經驗，但也因為使用及管理上的侷限，無法繼續發展實體的集中典藏，今後將朝實體分散典藏、線上集中呈現的發展模式。日本大學圖書館的經驗給予我們很好的借鏡。
五、自動化書庫成本效益，仍宜審慎評估
自動化書庫在台灣，目前以台灣大學圖書館為首善代表，本次參訪之大阪大學圖書館已運作自動化書庫有數年的時間。然而以大阪大學的經驗得知，建造之後的維護成本頗高，超乎大阪大學原始預期，因而提醒我們可尋求其他更有效益的替代方式。本館藏書空間雖也在未來數年內即將達到滿戴的程度，但仍可嘗試先以傳統密集書庫、淘汰非核心館藏以及採購電子館藏多重方式因應。
六、專家親身參與，優化大學文書館的成效
此次參訪的京都大學文書館及大阪大學檔案室，雖然在規模上不同，但都是很有成效及具有標準規範可循的大學文書館，值得本校學習。而其成功的核心要素之一，就是學校正式編制一位教授專職負責文書館的業務。此位專職教授具備處理校史資源相關的知識背景或經驗，是此領域的專家，深知文書館可發揮的廣度及深度，並透過標準的處理流程加以落實，日積月累形成豐厚的成果，因而成為可仿傚的典範。
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